Diana Mihaila - Master Professional Organizer

Primul blogger-specialist in soluții de organizare din Romania. #MareaOrganizare.

Organizarea biroului. 5 idei simple pentru creșterea productivității

04.09.2019

Organizarea biroului are o strânsă legătură cu productivitatea. Mai ales atunci când lucrezi de acasă sau dintr-un open office, unde nu există constrângerile colectivității. Așa că dacă vrei să devii mai eficient(ă), ia în considerare aceste trucuri.

Nr. 1 Golește și curăță biroul.

Cu siguranță vei găsi documente sau papetărie uitate prin colțuri de sertare sau amestecate cu te miri ce. Scapă de tot ce îți este inutil, arhivează tot ce nu trebuie să rămână la vedere, sortează tot ce ai la îndemână. Introducerea de organizatoare într-un spațiu populat în exces nu va ajuta prea tare. Poate va crea câteva categorii, dar la nivel de eficiență tot vei avea de gestionat cantități mai mari decât îți este necesar. (Citește despre controlul cantităților)

Nr. 2 Sortează

Cu biroul gol și cu obiectele inutile înlăturate devine mai facil să împarți lucrurile în categorii și să te gândești la modul și la ordinea în care le folosești. Sunt elemente de uz zilnic? Atunci păstrează-le aproape și/sau la vedere. Sunt elemente de uz ”on demand”? Atunci le ai într-o zonă dedicată (ex: aparat foto necesar când ai un proiect ce include o astfel de componentă). Ce are legătură cu activități deja prestate, dar trebuie păstrat (contracte, facturi, materiale rezultate în urma colaborării etc.) merge automat în zona de arhivă.

Nr. 3 Folosește organizatoare

Acum că biroul este eliberat de surplus și ai triat printre lucrurile ce îl populau, poți alege mai ușor ce fel de organizatoare îți sunt necesare pentru a avea totul nu doar în ordine, ci mai ales la îndemână. Pentru că atunci când lucrezi contra-cronometru chiar ai nevoie să știi unde stă fiecare colț de hârtie.

Mapele, dosarele și suporturile verticale de depozitare vor fi întotdeauna utile pentru documente. Marcate corespunzător și gândite pe categorii, ele sunt utile și în munca individuală și în munca în echipă.

Organizatoarele pentru gadget-uri și cabluri sunt și ele extrem de utile deoarece te feresc de haosul ce se creează atunci când sunt prea multe dispozitive la un loc. Iar în cazul în care folosești mai multe tipuri de instrumente de scris, separă-le și pe ele în diferite recipiente.

Dacă ești ca mine și ai o pasiune pentru papetărie, s-ar putea să te ia valul și să tot cumperi lucruri care mai mult te stimulează creativ și vizual decât să fie cu adevărat utile. Ajunsesem la un moment dat să am câteva pahare cu carioci, creioane și pixuri pe birou doar pentru că erau frumoase și uneori mai aveam ceva de subliniat. Când am văzut că se usucă stând, am ales să păstrez doar ceea ce îmi era cu adevărat util și să stabilesc un nou control al cantităților.

Nr. 4 Împarte spațiul în zone cu utilități precise

Recomandarea este în special pentru zonele folosite de mai multe persoane. Pentru a nu se încurca fluxul de lucru este esențial ca membrii echipei să știe în ce momente și în ce puncte ale proiectului au la dispoziție anumite resurse. Spre exemplu, dacă pregătim un eveniment, am putea avea o zonă pentru digital (content, creativ, marketing etc.), o zonă pentru producție (realizarea diverselor materiale), o zonă pentru execuție (pregătirea mapelor, promoționalelor, cadourilor etc.), o zonă logistică (implementarea la fața locului)…

Același lucru îl putem face și pe masa de acasă, când segmentăm activitățile în funcție de momentele din zi, de resurse, de deadline-uri. De pildă, acolo unde am laptopul nu am elemente de producție și invers.

Nr. 5 Organizează-te nu doar fizic, ci și digital

În era în care trăim a devenit aproape imposibil să nu lucrezi cu dispozitive digitale, iar pentru o mai mare productivitate ajută ca și acestea să fie puse în ordine nu doar în spații fizice, ci și în interiorul lor. Evaluează cu atenție ce aplicații sunt cu adevărat necesare și care sunt cele care doar ocupă memorie. Pune-le pe primul ecran pe cele utilizate cel mai frecvent.

Ordonează fotografiile în albume, iar periodic alocă-ți timp pentru a tria în galerie. Sunt multe poze irelevante ce nu fac altceva decât să ocupe spațiu și să reducă viteza de operare a procesorului. La fel, sortează și printre documente șterge draft-urile și demo-urile când ai ajuns la varianta finală.

Actualizează-ți constant soft-urile și aplicațiile pentru ca dispozitivul digital să funcționeze corespunzător. Grupează-le și în funcție de scopul lor (ex: softuri/aplicații de editare foto, programe de redactare etc.). Pe scurt, realizează un flux logic a ceea ce deții în device pentru a nu irosi timp la fiecare întrebuințare.


Poate ți-ar mai plăcea să citești și:

To Do List: 4 principii pentru bifarea eficientă a sarcinilor zilnice, de la celebra Julie Morgenstern

10 obiceiuri ale oamenilor ordonați

Regula celor 3 M: Minimizează, Maximizează, Menține

Sper că informațiile de mai sus ți-au fost utile și că vei dori să le împărtășești și cu prietenii tăi. Dacă ești activ(ă) pe rețelele de socializare, intră te rog și pe pagina de Facebook a blogului și bifează sub butonul ”Urmărește” opțiunea ”Vezi mai întâi”. În felul acesta primești notificări la fiecare nou articol. E gratuit! La fel și pe grupul cu idei de organizare. :)

Iar dacă vrei să vezi ce clipuri mai public, abonează-te la canalul meu de Youtube. De acum înainte, multe articole se vor transforma și în conținut video.

Avatar

Dacă îți place ceea ce scriu, urmărește-mă și pe rețelele de socializare, distribuie și comentează la articolele mele. Un feedback constructiv nu a făcut niciodată rău nimănui. :)