Ziua 30: Organizarea functionala a documentelor

30.10.2018

Dacă despre metoda KonMari de organizare a documentelor am povestit pe larg în acest articol, vin acum în completare cu câteva soluții funcționale pentru o ușoară identificare a lor. Ca regulă de bază plicurile și dosarele sunt sfinte! :)

În cazul documentelor de uz curent, precum sunt facturile, contractele sau analizele medicale, este ideal ca ele să fie ordonate cronologic, de la cele mai recente la cele mai vechi. Dacă avem subcategorii, în funcție de diagnostic, de pildă, aplicăm aceeași regulă în interiorul ei, iar toate dosarele ce au legătură cu istoricul nostru medical stau în aceeași mapă. Mergând și mai în detaliu, sortarea se poate face și pe ani și luni.

Și reperele cromatice sunt extrem de utile. Așa că poți încerca să sortezi documentele în plicuri de culori distincte, în funcție de tipul lor. Dacă ai o mapă comună, cu separatoare, câteva etichete în nuanțe diferite te vor ajuta să te orientezi mai ușor.

Separă și documentele cu caracter personal de cele cu caracter profesional. Chiar dacă sunt facturi, cele de întreținere nu vor fi arhivate niciodată cu cele care atestă plăți făcute pe firmă. Le poți ține împreună pe termen scurt, cât te ocupi de ele. Apoi fiecare merge în dosarul dedicat.

Documentele membrilor familiei stau fie toate la comun, împărțite în categorii, dar în plicuri distincte (ex. un dosar cu diplome) – fie alcătuim mape pentru fiecare în parte, cu secțiuni clare (ex. diplome, certificate profesionale, analize medicale etc.). Dacă optăm pentru prima variantă, pe actele ce nu au caracter oficial, așa cum sunt buletinele de analize, putem evidenția cu un marker numele, data și alte informații relevante (diagnostic, recomandări etc.).


Orice sistem de organizare a documentelor ai adopta, el trebuie să aibă logică pentru tine. Gândește-te cât de des trebuie să ai acces la acte, în câte situații le utilizezi, cât timp au termen de valabilitate. Sunt doar câteva repere pe care poți să ți le iei.


Pentru că actele se dezorganizează rapid, este esențial să nu amânăm punerea la loc după utilizare ori când apar documente noi. Multora ne este tare greu să dăm de cap hârtiilor care se adună într-o perioadă îndelungată de timp. Așa că un mecanism de triere a documentelor noi te va ajută (facturi de telefon, întreținere, chitanțe bancare, analize, declarații, decizii etc.).

Dacă acum citești pentru prima dată despre #MareaOrganizare, să știi că data de 1 octombrie pe care o găsești în articolul introductiv este doar o convenție. Aceasta este varianta 1.0 a programului și a trebuit să stabilesc niște repere. Tu poți să începi transformarea locuinței în orice zi de luni, că doar atunci obișnuim să ne asumăm toate schimbările. :)

Înscrie-te și în grupul cu idei de organizare, unde poți cere sfaturi comunității. Îți spun din start că avem reputația de a fi veseli și politicoși! Nu uita să răspunzi la întrebările din chestionarul de aderare și apoi să faci o postare pe subiectul care te interesează cel mai tare!

Sper că informațiile de mai sus ți-au fost utile și că vei dori să le împărtășești și cu prietenii tăi. Dacă ești activ(ă) pe rețelele de socializare, intră te rog și pe pagina de Facebook a blogului și bifează sub butonul ”Urmărește” opțiunea ”Vezi mai întâi”. În felul acesta primești notificări la fiecare nou articol. Zilnic, până la 10:00 AM, găsești acolo și, evident, pe blog și în grup, un articol care să te ghideze pentru a rezolva rapid și fără stres proiectul trecut la acea dată în calendar.

Dacă îți place ceea ce scriu, urmărește-mă și pe rețelele de socializare, distribuie și comentează la articolele mele. Un feedback constructiv nu a făcut niciodată rău nimănui. :)